Factura proforma: qué es, para qué sirve y cómo pasarla a factura

Qué es una factura proforma

Es un documento con la forma de una factura que se le manda al cliente antes de la venta. Lleva lo mismo: tus datos, los del cliente, los conceptos con su precio, el IVA y el total. Pero no documenta ninguna venta, porque todavía no la hay: dice «esto es lo que te voy a facturar».

No está regulada. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) no la menciona, y la Ley del IVA tampoco. Es una costumbre comercial, y la Agencia Tributaria la admite: en sus preguntas frecuentes de VeriFactu dice que emitir facturas proforma «o sin validez fiscal» está permitido «siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente».

Para qué sirve

• Para cerrar un pedido. El cliente ve cantidades, precios, portes y plazos antes de que prepares nada, y lo confirma. Si algo no cuadra, se corrige en la proforma, no en una factura.
• Para cobrar por adelantado. Es lo habitual con clientes nuevos, pedidos a medida o ventas a distancia: mandas la proforma y no entregas hasta que pagan. Pero en cuanto cobras, hay que hacer factura (lo ves más abajo).
• Para que el cliente haga sus trámites. Muchas empresas necesitan un documento con el importe exacto para aprobar el gasto o preparar el pago. Una proforma les sirve, y no te obliga a facturar algo que aún no ha pasado.
• Para mandar mercancía fuera de la UE sin venta. En muestras o envíos sin cobrar no hay factura que enseñar, y la proforma sirve para declarar el valor en la aduana. Está explicado en el apartado de aduanas.

Diferencias entre factura proforma, factura y presupuesto

La factura es la única de las tres con efectos fiscales. Los empresarios y profesionales están obligados a expedirla por sus ventas y servicios, salvo unas pocas excepciones (art. 164.Uno.3.º de la Ley del IVA y arts. 2 y 3 del Reglamento de facturación), y su contenido lo fija el artículo 6 del Reglamento. El presupuesto y la proforma son documentos comerciales: los haces como quieras.

Entre presupuesto y proforma la frontera es difusa. El presupuesto es una oferta, para que el cliente decida; la proforma llega cuando ya ha decidido, para confirmar el pedido o para que pague. Si el cliente acepta un presupuesto con todos los datos, ese presupuesto puede hacer de proforma. Lo importante es que ninguno de los dos se confunda con la factura.

No tiene valor fiscal ni sirve para deducir el IVA

Para deducirse el IVA de una compra hace falta la factura: la Ley del IVA solo admite como justificante «la factura original» y unos pocos documentos más, como la liquidación de la aduana en las importaciones (art. 97.Uno). La proforma no está entre ellos. Si un proveedor te manda una proforma, guárdala, pero no la apuntes como gasto con IVA deducible hasta que llegue la factura.

La Dirección General de Tributos lo aplicó a una «minuta proforma» de un abogado: le faltaban, entre otras cosas, el número y la identificación de todos los destinatarios, y así no servía para deducir (consulta vinculante V2825-17).

Ojo: para Hacienda cuenta el contenido, no el título

En la consulta V2591-24, de diciembre de 2024, una constructora terminó una obra y mandó al cliente una «factura proforma» con el IVA del 21 %. La DGT respondió que, «independientemente del título», si ese documento tenía todos los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación, era una factura a todos los efectos. Y, como factura, solo se podía corregir con una factura rectificativa en los casos del artículo 15: no se podía emitir otra factura por la misma operación.

La lección es sencilla. La proforma va antes de la operación. Si ya has entregado o terminado el trabajo, lo que toca es la factura, no una proforma.

La factura proforma no va a la AEAT ni a VeriFactu

VeriFactu obliga a generar un registro de facturación «de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura» (art. 9 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023), y para ese reglamento factura es la completa y la simplificada (art. 1.2). La proforma no es ninguna de las dos, así que no genera registro, no se manda a Hacienda y no lleva el código QR.

La Agencia Tributaria lo dice en sus preguntas frecuentes: «tanto los borradores de factura como las facturas proforma no llevan ningún código QR tributario». Lo que lleva QR y registro, cuando VeriFactu se aplica, es la factura que la sustituye, en el momento en que la emites.

La misma respuesta añade dos cosas que conviene saber antes de que VeriFactu sea obligatorio (Hacienda ha anunciado octubre de 2028, pendiente de publicación en el BOE). Que el sistema que genera las proformas «debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad». Y que conviene conservar las proformas que hagas. Es el criterio de la Agencia Tributaria, no un artículo del reglamento, pero advierte de que usar sistemas que generan documentos previos a la factura sin conservarlos vinculados a las facturas «sería susceptible de sanción».

Hasta entonces puedes hacer la proforma con cualquier herramienta, también con la de esta página. Cuando VeriFactu sea obligatorio, si facturas con un programa, mira cómo resuelve él las proformas. Lo tienes explicado en qué es VeriFactu.

Qué debe llevar una factura proforma

Como no está regulada, no hay datos obligatorios. Para que haga su función y no se confunda con una factura, lo recomendable es:

• El título «Factura proforma», bien visible, y una frase que diga que no es una factura: por ejemplo, «Documento sin valor fiscal: no es una factura. La factura se emitirá al confirmarse la operación o al recibir el pago».
• Número propio y fecha, con una numeración distinta de la de tus facturas.
• Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección. Pon los que irán en la factura; así compruebas antes que están bien.
• Los conceptos: descripción, cantidad, precio unitario, base, tipo de IVA y cuota, la retención de IRPF si la factura la va a llevar, y el total.
• Las condiciones: cuánto tiempo vale, cómo y cuándo hay que pagar (con el IBAN, si pides el pago por adelantado), y el plazo y la forma de entrega.
• Si es para un envío fuera de la UE, los datos que te pida tu transitario o la empresa de mensajería.

¿Lleva IVA?

Normalmente sí, para que el cliente vea el total que va a pagar. Pero es un IVA informativo: la proforma no lo devenga. El IVA se devenga al entregar el bien o prestar el servicio, o antes si cobras un anticipo (art. 75 de la Ley del IVA), y se declara en el modelo 303 del periodo en que se devenga, con su factura.

Si es una exportación (mercancía que sale de la UE), la venta normalmente está exenta de IVA (art. 21 de la Ley del IVA), y la proforma irá sin IVA, igual que la factura. Y la factura de una exportación hay que emitirla siempre (art. 2.2.d del Reglamento de facturación).

Si el cliente paga por adelantado, hay que facturar

Es el punto que más se olvida. Cuando el cliente paga la proforma antes de que entregues, el IVA se devenga «en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos» (art. 75.Dos de la Ley del IVA). Y el Reglamento de facturación obliga a expedir factura «por los pagos recibidos con anterioridad» a la entrega o al servicio (art. 2.1). La proforma ya no basta: toca una factura por lo cobrado.

• Cuándo: en el momento del cobro o, si el cliente es una empresa o un autónomo, antes del día 16 del mes siguiente (art. 11.1 del Reglamento).
• Qué fecha: la factura indica la fecha en que recibiste el pago, si es distinta de la de la factura (art. 6.1.i).
• Cuánto: lo cobrado, con el IVA dentro. Si cobras 1.210 € al 21 %, la base es 1.000 € y el IVA 210 €.
• La excepción: las entregas de bienes a otro país de la UE exentas de IVA (art. 25 de la Ley). Ahí el anticipo no devenga IVA ni se factura aparte: se factura la entrega.

Un ejemplo con anticipo del 50 %

Un carpintero manda a una empresa la proforma PRO-2026-014: diez mesas a 200 €, base 2.000 €, IVA 420 €, total 2.420 €. Pide la mitad por adelantado y el resto a la entrega.

1. El cliente paga 1.210 € el 3 de marzo. El carpintero emite la factura 2026-031 por el anticipo: base 1.000 €, IVA 210 €. Como el cliente es una empresa, tiene hasta el 15 de abril para hacerla.
2. Entrega las mesas el 20 de marzo y emite la factura 2026-035 por el resto: base 1.000 €, IVA 210 €.
3. Entre las dos facturas suman 2.420 €, lo mismo que la proforma. La proforma no se declara; el IVA de las dos facturas va al 303 del primer trimestre, porque los dos devengos son de marzo.

Si después se cancela el pedido y devuelves el anticipo, la factura del anticipo se corrige con una rectificativa (art. 15 del Reglamento y art. 80.Dos de la Ley del IVA). La proforma, como nunca fue factura, no hay que anularla.

Cómo se numera una factura proforma

No hay ninguna norma sobre cómo numerar una proforma. Sí la hay para las facturas: dentro de cada serie, la numeración tiene que ser correlativa (art. 6.1.a del Reglamento de facturación). Si numeraras las proformas con la serie de facturas, cada proforma que no acabara en venta dejaría un hueco.

Por eso se usa una numeración propia, con un prefijo que no se confunda: PRO-2026-001, PRO-2026-002… Si cambias algo antes de que el cliente confirme, haz otra versión y guarda las dos. La factura que salga después lleva el siguiente número de tu serie de facturas, no el de la proforma.

Cómo pasar la proforma a factura

1. Espera a la operación o al cobro. La factura se emite al entregar o terminar el servicio, o al cobrar un anticipo. Si el cliente es una empresa o un autónomo, tienes hasta el día 16 del mes siguiente.
2. Haz una factura nueva en tu serie, con su número y su fecha. No cambies el título de la proforma para convertirla en factura.
3. Completa lo que falte. La factura completa tiene que llevar todos los datos del artículo 6 del Reglamento, entre ellos el NIF y el domicilio del cliente. Los tienes en cómo hacer una factura.
4. Pon lo que de verdad se hizo. Si cambiaron las cantidades o el precio, la factura recoge lo real, no lo de la proforma.
5. Descuenta los anticipos ya facturados. Si cobraste una parte y ya la facturaste, la factura final es por el resto.
6. Guarda la proforma con la factura. Puedes poner en la factura «Según proforma PRO-2026-014»: no es obligatorio, pero ayuda al cliente a cuadrarla.

Si además entregas la mercancía con un documento de entrega firmado, eso es un albarán, que es otra cosa: prueba la entrega, no el precio.

La factura proforma en aduanas

Cuando una mercancía sale de la UE, la aduana necesita saber qué es y cuánto vale. Si la vendes, el documento es la factura, que en las exportaciones hay que emitir siempre. Si no hay venta (muestras, envíos sin cobrar), no hay factura que enseñar, y ahí se usa la proforma: un documento con la descripción y el valor de lo que va en el envío.

Lo recogen los documentos de la Agencia Tributaria. Las instrucciones para formalizar el DUA de exportación piden el importe total «que figura en la factura comercial, o no comercial (proforma, a efectos estadísticos, etc.), aunque no hubiera movimiento de divisas». Y el manual de la declaración de envíos de escaso valor (H7), que es para importaciones de hasta 150 €, dice que «de no tratarse de compraventa se consignará el documento N325 factura proforma y/o 1003 Declaración de valor».

Lo que no hace la proforma es sustituir a la factura de una venta: si vendes, la factura se emite igual. Y lo que pide la aduana del país de destino depende de cada país. Si no lo tienes claro, pregúntalo a tu transitario o a la empresa de mensajería antes de enviar.

Cómo lo hace FactuCheck

FactuCheck no tiene una «factura proforma» como tal. Lo que tiene, en los planes Pro y Ultimate, es el presupuesto, que hace el mismo papel:

• Numeración propia, aparte de la de las facturas.
• Los mismos conceptos e impuestos que una factura, y un PDF que deja claro que es un «documento informativo sin valor fiscal».
• Envío por email al cliente con el PDF.
• Estados (pendiente, aceptado, rechazado), para saber en qué quedó cada uno.
• «Convertir a factura»: abre una factura nueva con el cliente y los conceptos del presupuesto ya puestos. La revisas y la emites con el número que le toca en tu serie, y el presupuesto queda marcado como convertido y enlazado a esa factura.

Desde el 13 de noviembre de 2026, las agencias de viajes en el régimen especial (REAV) pueden hacer presupuestos con líneas REAV, igual que sus facturas.

Si prefieres dejar la factura preparada hasta que te paguen, guárdala como borrador: los borradores no tienen número, así que no dejan huecos en la serie. El número se asigna al emitirla. Y si tu plan no incluye presupuestos, puedes hacer la proforma con el generador de esta página y la factura después en FactuCheck.

Fuentes

Reglamento de facturación, RD 1619/2012 (texto consolidado: arts. 2, 6, 11 y 15; no menciona la factura proforma), Ley 37/1992 del IVA (arts. 21, 75, 80, 97 y 164), Real Decreto 1007/2023 (arts. 1 y 9 de su Reglamento), las preguntas frecuentes de VeriFactu de la Agencia Tributaria sobre conceptos y definiciones y sobre integridad e inalterabilidad (actualizadas a 21 de octubre de 2026), las consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos V2591-24 y V2825-17, la Resolución de 11 de julio de 2014 con las instrucciones del DUA (capítulo 3, exportación) y el manual de la declaración de envíos de escaso valor H7 (agosto de 2025). Consultados el 13 de noviembre de 2026.