¿Qué es VeriFactu?

La idea en una frase

Hasta ahora, una factura hecha en Excel se podía borrar, reescribir o duplicar sin que nadie se enterase. VeriFactu existe para acabar con eso: obliga a que cada factura deje una huella imposible de manipular y a que esa huella llegue a la Agencia Tributaria.

El nombre viene de facturas verificables: las que se emiten así llevan un código QR con el que cualquiera —tu cliente o un inspector— puede comprobar en la sede electrónica de la AEAT que esa factura existe y no se ha tocado.

Qué cambia para ti en el día a día

Menos de lo que parece, si tu software se encarga. En la práctica notarás tres cosas:

• Una factura emitida ya no se edita. Si te equivocas, emites una factura rectificativa. No es una limitación del programa: lo exige la norma.
• Tus facturas salen con un QR y la mención “VERI*FACTU”.
• Hacienda recibe el registro al instante, sin que tú tengas que presentar nada ni entrar en ninguna web.

Lo que no cambia: sigues cobrando como quieras, enviando el PDF a tu cliente como siempre y presentando tus modelos trimestrales igual que hasta ahora.

Qué tiene que hacer el software (y por qué Excel no vale)

Un programa conforme genera, por cada factura, un registro de facturación firmado con un hash que encadena esa factura con la anterior. Esa cadena es la clave: si se modificase una factura de hace seis meses, todas las huellas posteriores dejarían de cuadrar y la manipulación quedaría a la vista.

Una hoja de cálculo no hace nada de eso: no encadena, no registra eventos, no impide borrar y no comunica nada a la AEAT. Por eso facturar en Excel o Word deja de ser legal cuando llega tu fecha de obligación. La lista completa de lo que debe cumplir un programa está en requisitos del software VeriFactu.

Las dos modalidades: VeriFactu y “no VeriFactu”

El reglamento admite dos formas de cumplir, y conviene saber que existen porque los proveedores no siempre lo explican:

• Sistema VeriFactu: el software envía cada registro a la AEAT en el momento de emitir. A cambio de esa transparencia, no hace falta firma electrónica en cada registro y la conservación es más sencilla. Es lo que hace FactuCheck.
• Sistema no verificable: el software no envía nada de forma continua, pero entonces debe firmar electrónicamente cada registro y conservarlo bajo requisitos más estrictos, a disposición de Hacienda si te lo pide.

Para un autónomo o una pyme, la primera opción es casi siempre la sensata: menos requisitos sobre tus hombros y la tranquilidad de que la AEAT ya tiene lo que necesita.

¿Y si me adelanto?

Puedes empezar a usar un sistema VeriFactu antes de tu fecha, y es lo recomendable: aprendes el flujo sin prisas y llegas a la obligación sin cambiar de herramienta a última hora. Con FactuCheck puedes hacerlo incluso en el entorno de pruebas de la AEAT: tus facturas son válidas para tus clientes y practicas sin que el registro cuente todavía como alta en VeriFactu.

Si quieres el calendario exacto, lo tienes en fechas y plazos; y si lo que te preocupa es el coste de no hacer nada, en sanciones.