Albarán: qué es, qué debe llevar y cuándo se convierte en factura

Para qué sirve un albarán

Para dejar constancia de una entrega. Cuando mandas mercancía a un cliente, el albarán viaja con ella y el cliente lo firma al recibirla: a partir de ahí nadie puede discutir qué se entregó ni cuándo. Lo mismo vale para un servicio (una instalación, una obra, un reparto): el parte firmado es un albarán. Es la prueba que respalda la factura si hay una reclamación.

Qué tiene que llevar

Ninguna ley fija el contenido de un albarán, pero para que cumpla su función tiene que llevar:

• Número y fecha, con una serie propia (ALB-2026-001) distinta de la de las facturas.
• Quién entrega y quién recibe: nombre o razón social, NIF y dirección de los dos, y el lugar de entrega si es distinto.
• Qué se entrega: descripción y cantidad de cada artículo o servicio. Los precios son opcionales; muchos albaranes van sin ellos.
• Conformidad: firma, nombre y, si procede, sello de quien recibe. Sin firma el albarán prueba poco.
• Referencias: número de pedido o de presupuesto al que responde, para enlazarlo después con la factura.

Albarán y factura: cuál es la diferencia

El albarán dice «te he entregado esto»; la factura dice «me debes esto». El albarán lo firma el cliente y no tiene valor fiscal: no se declara, no lleva IVA obligatorio y no sirve para deducir nada. La factura la emite el vendedor, lleva número correlativo, base, IVA y total, y es la que va a Hacienda. Por eso toda entrega con albarán acaba en una factura: o una por albarán, o una factura resumen a final de mes que agrupa todos los albaranes del cliente, indicando sus números.

Albarán valorado y sin valorar

El albarán valorado lleva precios y a veces el IVA, a título informativo: es útil cuando el cliente quiere comprobar la entrega contra el pedido. El albarán sin valorar solo lleva cantidades: es el habitual en reparto, cuando no interesa que el transportista o el destinatario final vean los precios. Los dos son igual de válidos como prueba de entrega.

Cómo pasar de albaranes a factura sin equivocarse

El problema de los albaranes en papel o en Excel es saber cuáles están ya facturados. Un programa de facturación lo resuelve: cada albarán tiene su estado, y al hacer la factura eliges los pendientes de ese cliente, que entran como líneas con su número de albarán. En FactuCheck está en el plan Pro, junto con los presupuestos; lo tienes explicado en el programa de facturación. Y desde octubre de 2028, con VeriFactu, la factura que resuma los albaranes tendrá que salir de un programa conforme.