Factura simplificada: cuándo se puede hacer, qué datos lleva y cuándo no vale

Cuándo se puede hacer una factura simplificada

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) la permite en tres casos. Es una opción de quien factura, no una obligación: en cualquiera de ellos puedes hacer una factura completa si lo prefieres.

• Cuando el importe no pasa de 400 €, IVA incluido, sea cual sea tu actividad (art. 4.1.a).
• Cuando no pasa de 3.000 €, IVA incluido, en las actividades de la lista de abajo (art. 4.2).
• Cuando lo que hay que emitir es una factura rectificativa (art. 4.1.b).

Las actividades con el límite de 3.000 € son estas:

• Ventas al por menor, también las de fabricantes o elaboradores de lo que venden
• Ventas o servicios ambulantes y a domicilio del consumidor
• Transporte de personas y sus equipajes
• Hostelería y restauración: restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y similares, y comidas o bebidas para consumir en el acto
• Salas de baile y discotecas
• Cabinas telefónicas de uso público y tarjetas que no identifican al portador
• Peluquerías e institutos de belleza
• Uso de instalaciones deportivas
• Revelado de fotografías y estudios fotográficos
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos
• Alquiler de películas
• Tintorerías y lavanderías
• Autopistas de peaje

Ojo con la venta al por menor: solo cuenta como tal la que se hace a un consumidor final. Si quien compra es una empresa o un autónomo para su actividad, o lo que vendes es, por sus características, de uso principalmente profesional, no es venta al por menor y el límite vuelve a ser de 400 €. Fuera de estos casos, la Agencia Tributaria puede autorizar simplificadas a un sector concreto (art. 4.3), pero es una autorización expresa, no algo que se pueda dar por hecho.

Qué datos tiene que llevar

Según el artículo 7.1 del Reglamento de facturación:

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición, y la de la operación si es distinta.
• Tu NIF y tu nombre y apellidos o razón social.
• Qué has vendido o qué servicio has prestado: basta con identificar el tipo de bienes o servicios.
• El tipo de IVA aplicado, y si quieres la expresión «IVA incluido». Si hay varios tipos, la base de cada uno por separado.
• El importe total.
• Las menciones especiales que toquen: la exención, «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial de las agencias de viajes», «régimen especial del criterio de caja», etc.

No hace falta poner los datos del cliente ni la cuota de IVA separada. Y cuando la factura se emita con un sistema de facturación de los que regula VeriFactu, lleva además el código QR y, si el sistema envía los registros a la Agencia Tributaria, la frase «VERI*FACTU» (arts. 6.5 y 7.5).

Si el cliente es empresa o autónomo: la simplificada con sus datos

Para deducirse el IVA hace falta una factura que cumpla los requisitos del Reglamento (art. 97.Uno de la Ley del IVA). En una simplificada eso significa que tiene que llevar el NIF y el domicilio del cliente y la cuota de IVA por separado. Cuando el cliente es empresario o profesional y te lo pide, tienes que ponerlo (art. 7.2). Un particular puede pedírtelo también cuando lo necesite para ejercer algún derecho fiscal (art. 7.3).

Con esos datos, la simplificada le vale para deducir: la norma no le da derecho a exigirte una factura completa, sino a que la simplificada lleve sus datos. En VeriFactu esta simplificada «con datos» se registra con la clave F1, como una completa, y no con la F2. Y cuando sea obligatoria la factura electrónica entre empresas y profesionales, esa obligación no alcanzará a las simplificadas, salvo a las que llevan los datos de un cliente empresario o profesional (art. 8 bis).

Cuándo no vale una factura simplificada

Además de cuando el importe pasa del límite, el artículo 4.4 la prohíbe en estas operaciones:

• Las entregas de bienes exentas a otro país de la UE (art. 25 de la Ley del IVA).
• Las ventas a distancia intracomunitarias que se entienden hechas en España (art. 68.Tres.a de la Ley del IVA), salvo que se declaren por la ventanilla única (el régimen de la Unión).
• Las operaciones en España de un proveedor no establecido en las que el cliente es el sujeto pasivo y la factura la expide el propio cliente.
• Las operaciones de un proveedor establecido en España que tributan en otro país de la UE con el cliente como sujeto pasivo (un servicio a una empresa de otro Estado miembro, por ejemplo), o que se entienden hechas fuera de la UE.

Canjear una simplificada por una factura completa

Si el cliente te pide después la factura con sus datos, puedes hacerle una completa a cambio de la simplificada. Esa factura no es una rectificativa, siempre que la simplificada llevara todos los datos del artículo 7.1 (art. 15.6). En VeriFactu se registra con la clave F3, «factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas», y puede identificar las simplificadas que sustituye. Si la simplificada se había anulado antes con un registro negativo F2, la nueva va como F1.

Si lo que pasa es que la simplificada tenía un error, eso sí se corrige con una rectificativa, que en VeriFactu va con la clave R5 sea cual sea el motivo. Lo tienes en la guía de la factura rectificativa, con un asistente que te dice qué tipo corresponde.

Numeración: una serie para las simplificadas

Si en el mismo año natural haces facturas simplificadas y completas, el Reglamento obliga a numerarlas en series separadas (art. 7.1.a): por ejemplo, T-2026-001 para las simplificadas y 2026-001 para las completas. Dentro de cada serie, sin saltos. Las rectificativas de facturas completas van, además, obligatoriamente en su propia serie (art. 6.1.a).

Cómo se hace en FactuCheck

Al crear una factura, eliges arriba «Simplificada» en lugar de «Ordinaria»: no te pide cliente ni NIF, calcula el IVA y la descargas en PDF para dárselo a tu cliente. Para cumplir con las series separadas, crea una serie solo para simplificadas en Ajustes → Series (por ejemplo, con el código T) y elígela al hacerlas.

La simplificada de FactuCheck no lleva datos del cliente. Si te lo pide para deducirse el IVA, hazle directamente una factura ordinaria con sus datos: le vale igual. El canje posterior de simplificadas (la clave F3) todavía no está en FactuCheck, y el límite de 400 € o 3.000 € lo vigilas tú: el programa no lo comprueba. Si te equivocas en una simplificada, la corriges con una rectificativa desde la propia factura, y en VeriFactu sale como R5.

Fuentes

Reglamento de facturación, RD 1619/2012 (texto consolidado: arts. 4, 6.5, 7, 8 bis y 15.6), Ley 37/1992 del IVA (arts. 25, 68 y 97), Orden HAC/1177/2024 (anexo, lista L2 de tipos de factura) y preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre VERI*FACTU (procedimientos de facturación). Consultados el 29 de octubre de 2026.